תוכנית עבודה שנתית – 7 העקרונות לבניית תוכנית שלא תשכב במגירה

תוכנית עבודה שנתית – למה צריך את זה?

אחד הדברים הבסיסיים שכל עסק או ארגון צריך לבנות הוא תוכנית עבודה. לפחות פעם בשנה – עוצרים את מירוץ היומיום והמרדף אחר המשימות הדחופות והתוצרים שרוצים להשיג , חושבים ומתכננים בראיה קדימה.

בנייה של תוכנית עבודה שנתית מסודרת ממקדת את העשייה, מייצרת בהירות ברמה הארגונית, מחברת את השותפים סביב מטרות משותפות ומבטיחה שהתוצאות שנקבל יהיו אינדיקציה להצלחה.

מומלץ לפנות לכתיבת התוכנית זמן נקי מרעשים ומהסחות דעת, להשתדל להיות במקום שנותן לך השראה ומעוף, ואם מדובר בעסק שיש בו יותר מאדם אחד- אז לערב , ככל הניתן,  את כלל השותפים בתהליך. לא תאמינו כמה אפשר ללמוד ולהתפתח מלשמוע איך אחרים בארגון שלכם רואים את הדברים וחווים אותם וכמה רעיונות מופלאים ומשפרי מציאות אפשר לקבל ממפגש משמעותי וממוקד ברמת הצוות בחשיבה אסטרטגית שמתעלה על השוטף.

איך בונים תוכנית עבודה שנתית?

יש שיטות רבות לבניית תוכנית עבודה שנתית, נכתבו על זה ספרים שלמים, וקיימות מתודולוגיות תומכות שיכולות להקל ולסייע בתהליך (כדוגמת PDM) . אני מאמינה בחשיבות ההתאמה של הכלי הנבחר לארגון הספציפי ולתרבות שלו  – להגיע לארגון מאוד לא פורמלי וממוסד עם מתודולוגיה הדוקה ו"מרובעת" שתכבול את העשייה יכול להיות תהליך הרסני. אחריותו של המנהל לבחור בתבונה את הדרך לבנות תוכנית עבודה שנתית המתאימה לארגון שאותו הוא מוביל, ובמידת הצורך – לפנות לגורם חיצוני שיסייע בהובלה של התהליך.

לאורך שנותיי, השתתפתי עשרות פעמים בתהליכי בניית תוכנית עבודה שנתית-  מתחילת דרכי כעובדת בארגון, דרך תפקידי ניהול בכירים ועד להובלה של ארגון שלם. גם היום, כעצמאית, אני מלווה ארגונים בתהליכי בניית תוכנית עבודה , ומעל הכל- אני בונה את תוכנית העבודה השנתית של העסק שלי והיא מלווה אותי לאורך השנה כולה.

לא משנה באיזה שיטה תבחרו לבנות את תוכנית העבודה שלכם,  אספתי את העקרונות שעוזרים לי להפוך את התוכנית השנתית לשימושית ורלוונטית לאורך כל השנה ולא לאחת שנכנסת למגירה אחרי שהצגתי אותה או נקברת בכונן הרשת תחת תיקיית תוכנית עבודה עם ציון השנה הרלוונטית ומשוכפלת משנה לשנה.. תוכנית עבודה שהיא באמת כלי עבודה שימושי שמסייע בהשגת המטרות , מחבר את כל האנשים הרלוונטיים לעשייה ומבטיח הצלחה.

עקרונות בבניית תוכנית עבודה שנתית:

• מתחילים מהסוף – איך נראית התוצאה בעוד שנה?

הדרך הכי טובה לבנות תוכנית עבודה שנתית היא לדמיין את ישיבת סיכום השנה שלה.. לחשוב לאיזה תוצאות ברורות ומפורטות אנחנו רוצים להגיע בסיום השנה , בהתבסס על החזון הארגוני כמובן . ברגע שתמונת התוצאה נמצאת לנו מול העיניים, הרבה יותר קל לנו לגזור אחורה את המטרות שיקרבו אותנו לתוצאה הרצויה. ככל שהתוצאה תהיה מפורטת יותר עד למצב שנוכל ממש להרגיש את התחושות הטובות שבהשגתה – כך המטרות שנגדיר יהיו אתנטיות ומתאימות יותר לארגון.

• פשטות ונגישות

גדולים וחכמים ממני כבר אמרו – מה שלא יהיה פשוט- פשוט לא יהיה. תוכנית עבודה שנתית צריכה להיות כלי שמוביל את הארגון כולו להשגת היעדים ולא רק מצגת שעושה רושם בתחילת שנה או פוסטר על הקיר. תשתמשו בטמפלטים פשוטים , כאלה שאפשר לעדכן בקלות (ראו סעיף גמישות..) , תבחרו את הכלי שהכי נוח לכם לעבוד איתו ולהפוך אותו לתוכנית עבודה מפורטת. פחות משנה אם זה יהיה מצגת או מסמך אקסל- העיקר שזה יהיה נגיש ונוח לכם לעבוד עם זה בשוטף.

• חיבור לערכים ולעקרונות הפעולה של העסק / הארגון

כדי שתוכנית תהיה ישימה היא צריכה לדבר את השפה הארגונית. גם לעסק של אדם אחד יש שפה משלו , כזו שמשקפת את הערכים שהוא מאמין בהם ואת עקרונות הפעולה שמובילים אותו בעשייה. בעל עסק עצמאי שערך המשפחתיות למשל הוא חזק אצלו – חייב לוודא שהתוכנית השנתית לעסק שלו מביאה לידי ביטוי את הצורך שלו באיזון בין הקריירה לעבודה, אחרת- התוכנית תישאר על הנייר או שהמשפחתיות תיפגע.. כך גם בהקשר דפוסי הפעולה- ארגון שעקרון הפעולה המרכזי שלו הוא זמינות ללקוח צריך לוודא שהתוכנית שלו מאוזנת מבחינת המשאבים הנדרשים למימושה ביחס לצרכי התמיכה בלקוחות .

• אג'יליות- גמישות להתאמות

כל תוכנית היא בסיס לשינויים. אם בנינו תוכנית עבודה שנתית  ולאורך השנה לא עשינו בה שום עדכון כנראה שפספסנו משהו.. החיים דינמיים ויש כל הזמן שינויים בסביבה העסקית, חלקם תלויים בנו וחלקם נכפים עלינו. התוכנית צריכה להיות מספיק גמישה לעדכונים ולאפשר לנו להיות בשיפור מתמיד מתוך הבנת הצרכים המשתנים והתאמת המענה אליהם. חשוב לשים לב מהו שינוי שדורש שינוי מינורי ומהו שינוי שדורש כבר חשיבה מחודשת ולעיתים כינוס נוסף של הצוות בכדי להיערך מחדש- אלו כמובן מקרים יוצאי דופן, אך חשוב להיות ערוכים גם אליהם.

• מנגנוני חישה להתקדמות – יעדים ומדדים

כשבונים תוכנית עבודה שנתית שהיא כלי עבודה – משתמשים בה כל הזמן. לא מחכים לסוף השנה כדי להבין אם עמדנו ביעד או לא. ולכן, צריך לייצר לתוכנית מנגנוני חישה, כאלה שישקפו לנו אם אנחנו בכיוון או שלגמרי איבדנו את הדרך, כאלה שיסייעו לנו לזהות קשרים ומגמות שלא בהכרח היינו עולים עליהם בלעדיהם. מנגנוני החישה הללו הם היעדים שנקבע והמדדים שיציגו לנו את המצב שלנו ביחס ליעד ואותם ננסה למדוד באופן תקופתי בכדי לאפשר לנו לחשב מסלול מחדש היכן שנדרש או רק לעשות שינויים קטנים כדי להגיע אל היעד.

• שגרות תומכות

הדרך הטובה ביותר להבטיח שאנחנו עובדים לאורה של התוכנית ולא מתבזרים לכיוונים אחרים שאינם עולים בקנה אחד עם ליבת העשייה הארגונית היא להגדיר שגרות קבועות שבהם אנחנו מקדישים את הזמן הנדרש לבחינה הזו ולביצוע ההתאמות. זה לא מספיק לומר שכל שבוע נפתח את התוכנית- צריך לשים לנו בלו"ז את הזמן הייעודי לכך ולוודא שגם אם נראה לנו שהכל עובד כמו שצריך – אנחנו עוצרים לרגע, מסתכלים על התוכנית, על הנתונים של המדדים ועושים למידה – מותר ורצוי גם לחגוג את ההצלחות לאורך הדרך!

• ויזואליות – IN YOUR FACE

לנהל עסק זו משימה לא פשוטה, יש המון נושאים שרוצים לקדם, משימות ובלת"מים שמגיעים משום מקום.. היכולת שלנו לזכור בראש דברים היא מוגבלת , מוכשרים ככל שנהיה, ולכן – ההמלצה שלי היא להדפיס את עיקרי התוכנית לפחות ולוודא שהם נמצאים לנו מול העיניים כל הזמן כמגדלור שאליו אנחנו מכוונים – זה גם מקל מאוד כשמקבלים בקשה חדשה להחליט בשנייה אם היא מתחברת ליעדים העסקיים ולמיקוד השנתי שלנו או שהיא מוציאה אותנו מהמסלול ונדרשת חשיבה מעמיקה יותר..

 

ולסיום

תוכנית עבודה שנתית היא כלי עזר ניהולי בכל סוג של ארגון וחשובה להשגת המטרות הארגוניות הן עבור המנהל והן עבור כלל הצוות האמון על העשייה השוטפת. נצלו את ההזדמנות הזו בכדי להגדיר מטרות הרלוונטיות לא רק לשורת הרווח העסקית של הארגון אלא גם לשורת הרווח האנושית בארגון – לצוות, ללקוחות ולהשפעה הארגונית על כל האקו- סיסטם שעוטף אותה. משמעות היא אחד הערכים הנפוצים ביותר בקרב בני האדם באשר הם- וזו ההזדמנות שלנו כמנהלים לייצר משמעות בעשייה עבור כל אחד בארגון שלנו וגם עבורנו.