דמיינו שאתם נכנסים למשרד. כל הרצפה מלאה דפים מקושקשים, הלוחות על הקירות מלאים בתוצרים מפגישות קודמים בצבעים שונים ועם הרבה חיצים , על השולחנות מונחים קלסרים רבים, כוסות קפה, לוחות שנה ומדפי דפים והמון פתקיות עם משימות מודבקות להן ברחבי החדר. כאוס מוחלט. ועכשיו מבקשים מכם לשבת ולכתוב מסמך בתוך כל הכאוס הזה..

יחידי סגולה יצליחו להתנתק לגמרי מכל האווירה והמראות ויוציאו מסמך לתפארת. מקנא בהם!

רובנו לא יצליחו להתרכז, הבלאגן יערבב לנו את המחשבות וייקח לנו זמן , אם בכלל נצליח, כדי להגיע לתוצרים האיכותיים שהיינו מגיעים אליהם אם היינו פועלים בסביבה מסודרת ומאורגנת יותר.

לכל אחד מאיתנו הסטנדרטים שלו להגדיר סדר וארגון וכדי להיות אפקטיביים עלינו לוודא שהסביבה הפיזית שבה אנחנו פועלים תואמת את הסטנדרטים האישיים שלנו לסדר שמאפשר לנו להפיק מעצמנו את המיטב.

סביבת העבודה הפיזית שלנו בעידן של היום היא לא רק המשרד ושולחן המחשב שלנו אלא גם שולחן העבודה במחשב עצמו, תיקיות הקבצים שלנו ואפילו מסך האפליקציות בטלפון הנייד שלנו.

ככל שנארגן את הדברים בצורה נוחה ומותאמת לנו נצליח להיות מפוקסים יותר , יעילים יותר, מהירים יותר ואפילו נרגיש טוב יותר.

גם בחיים הפרטיים, כל יום כשאני נכנסת לחדרים של הילדים אני נאלצת לדקלם את המשפט ההפוך- בלאגן פיזי מייצר בלאגן מחשבתי וממש מכריחה אותם לפני שמתחילים להכין שיעורים או אפילו ללכת לישון – לעצור רגע, להסתכל סביבם ולוודא שהחדר מסודר באופן שלא "מציק" להם בעין.

בעולם המצוינות , ישנו כלי ייעודי לביצוע סדר וארגון בסביבת העבודה כחלק מהפילוסופיה הכוללת ולמניעת בזבוזים. לשיטה קוראים S5 , והיא מייצגת 5 שלבים בתהליך יצירת סביבת עבודה אפקטיבית:

Sort מיון –   מיון כלל הדברים בסביבת העבודה והשארת הפריטים החיוניים לנו בלבד

Straighten ארגון – סידור שיטתי של הפריטים שנשארו, כך שכל דבר יהיה במקום האופטימלי לו

Shine ניקיון – ניקיון סביבת העבודה והטמעת הרגלי ניקיון

Standardize אחידות – קביעת סטנדרט למצב האופטימלי כך שברור איך הוא נראה ומה נדרש כדי לשמר אותו

Sustain המשכיות – הגדרת שגרות להבטחת קיומו של הסטנדרט

סביבת עבודה אחרי הטמעת מתודולוגיית S5 הופכת את העבודה ליעילה ואפקטיבית ומשפרת משמעותית את תחושותיהם של העובדים ואת הביצועים שלהם גם יחד.