מתן משוב אפקטיבי
משוב או ביקורת ?
בכל תחומי החיים שלנו, בין אם בעבודה ובין אם בבית , אנחנו לעיתים נתקלים בהתנהגויות ופעילויות של אחרים שלדעתנו כדאי לשנות. לפעמים אפילו חובה. השאלה הגדולה היא איך מעבירים את המסר על הצורך בשינוי לצד השני – בצורה של ביקורת או בצורה של משוב אפקטיבי.
שיח ביקורתי הוא שיח שבו הצד השני מרגיש שהוא במעין "משפט" ובאופן אינסטינקטיבי מרגיש צורך להצטדק ולהגן על עצמו או לחילופין בוחר בדרך של התקפה נגדית. תוצר של שיח כזה הוא תחושה לא נעימה לשני הצדדים והישארות במצב המקורי, אם לא גרוע ממנו.
לעומת זאת, שיח מבוסס משוב אפקטיבי (feedback) או במילה אחרת – היזון חוזר – הוא מצב שבו שני הצדדים שותפים לשיחה וממוקדים בדגימת התוצאות של אירוע מסוים מהעבר והשפעתו על הופעת אירועים זהים בעתיד.
משוב יכול להופיע בשני סוגים: משוב חיובי ומשוב שלילי. משוב חיובי יגרום לחיזוק ההתנהגות שהובילה לתוצאה הרצויה ואילו משוב שלילי, תכליתו לתקן סטייה כלשהי בתוצאה שהתקבלה והגדרת הפעולות וההתנהגויות הנדרשות לטובת תיקון המצב.
למה צריך משוב בכלל?
בהתאם למוסכמות חברתיות וארגוניות, משוב עסקי צפוי להתקיים באופן תקופתי על ידי המנהל לאנשים שעובדים איתו. יש ארגונים שבהם מתקיים גם משוב כלפי מעלה (מרמת העובדים להנהלה) וגם עבור קולגות. אלו אירועים שבדרך כלל ידוע מראש מתי הם מתרחשים, יש זמן להיערך אליהם ובדרך כלל, יש תבניות מוגדרות לגבי משנה השיחה. כדאי לשים לב גם למקרים בהם נדרש משוב נקודתי בזמן אמת על אירוע מסוים ולא לחכות לשיחה תקופתית מוגדרת (ושוב- מדובר על חיוב או שלילה כאחד!).
בארגונים השוכרים יועצים ארגוניים או עסקיים לטובת אבחון מצב קיים, גם זה סוג של משוב , ברמה כלל ארגונית, המתקבל מפונקציה חיצונית אשר אינה חווה את היומיום הארגוני ומספקת משוב על אירועים – נתונים- עדות שמיעה בלבד.
בחיים הפרטיים שלנו, כל התהליך החינוכי הוא תהליך איטרטיבי של מתן משוב לילדים ובחינת האפקטיביות שלו לאורך זמן. וודאי גם בחיים הזוגיים.
משוב הוא כלי להעמיד מולנו מראה , בכל נקודת זמן שתיבחר, המשקפת את ההתנהלות שלנו ביחס לתוצאות המתקבלות. לא תמיד פשוט לקבל משוב, נדרשת בגרות אישית להבין שאנחנו לא מושלמים ושלעיתים מישהו חיצוני לנו יכול להאיר עבורנו את הנקודות האפלות שאנחנו לא רואים.
משוב אפקטיבי ככלי להתפתחות
יש מתודולוגיות רבות להעברת משוב אפקטיבי ודרכים רבות ליישום בפועל. בכדי שמשוב יהיה אפקטיבי עבור שני הצדדים- זה המעניק משוב (לדעתי, משוב אפקטיבי הוא לא פחות ממתנה עבור המקבל) וזה המקבל משוב צריכים להתקיים כמה תנאים כאשר הראשון והבסיסי שבהם הוא ההתייחסות אל המשוב ככלי שהמעודד התפתחות וצמיחה. עבור עובד בארגון- זו הדרך לקיים תיאום ציפיות מחודש ולהתאים את ההתנהלות לטובת התפתחות בתוך הארגון, עבור בעלי עסקים – זו הזדמנות לאתר את הנקודות החזקות שלהם כפי שהם באות לידי ביטוי עבור מישהו חיצוני ולזהות את המקומות שיש בהם פוטנציאל לשיפור בכדי להשיג את היעדים העסקיים. במשפחה ובזוגיות זו הדרך שלנו לוודא שההתנהגויות שלנו ביומיום תואמות את הערכים החשובים לנו ומקרבות אותנו אל התוצאות הרצויות.
משוב אפקטיבי מתוך מקום של ענווה , צניעות וכבוד הדדי
כשם ש ”דִּבְרֵי חֲכָמִים בְּנַחַת נִשְׁמָעִים מִזַּעֲקַת מוֹשֵׁל בַּכְּסִילִים“ (קהלת ט, יז) , יש דרך לומר את הדברים בכדי להפוך את המשוב לאפקטיבי. הנחת הבסיס שצריכה להיות אצל שני הצדדים היא שהמשוב נאמר ממקום של צניעות וענווה ולא חלילה ממקום של התנשאות ורצון לפגוע והכל צריך להיעשות מתוך כבוד הדדי. כששני הצדדים מגיעים עם ההבנה הבסיסית הזו – אין מקום להיעלבות או לתחושת אכזבה גם כאשר הדברים הנאמרים עשויים להיות קשים. זה נכון גם במקרה של משוב חיובי, שלעיתים עשוי להיתפס כיהירות באם בין הצדדים לא קיימת תחושת הענווה הצניעות והכבוד ההדדית.
משוב אפקטיבי ממוקד תוצאה
בבואנו לתת משוב, הדברים לעולם יתמקדו לגופו של עניין ולא לגופו של אדם. לא רלוונטי מה האופי והתכונות האישיות שלו. רק מה היו ההתנהגויות. משוב אפקטיבי הוא משוב המתחיל מהתוצאות שהתקבלו – האם הן תואמות את הציפיות שהיו לנו בתחילת הדרך או שהצליחו אף להתעלות עליהן ? מתוך התוצאות נבין מה היו ההתנהגויות והפעילויות שהובלנו ואיך אנחנו יכולים לשכפל אותם להמשך או לחילופין מה נדרש לשנות בכדי שהתוצאות שיתקבלו בהמשך הדרך יהיו טובות יותר. חשוב מאוד לקחת אירועים חזרתיים וללמוד מהם. הצלחה נקודתית, כמו גם חוסר הצלחה נקודתי , לרוב יהיה אירוע חד פעמי שלא בהכרח מעיד על הכלל. משוב צריך להיות תכליתי וממוקד ומכוון כבר להשגת התוצאות הבאות.