בעולם ניהול הפרויקטים מחלקים את הפרויקט ל-5 שלבים : יזום, תכנון, ביצוע, שליטה ובקרה וסגירה. המתודולוגיה אומרת שמבחינת חלוקת משאבי הניהול הן מבחינת זמן והן מבחינת אנרגיה – נכון להשקיע 80% בשלב התכנון ואת ה- 20% הנותרים לחלק בין ארבעת השלבים הנותרים. הרציונל מאחורי התפיסה הזו הוא שבשלב התכנון אנחנו קובעים איך יראה ההמשך ואם נשקיע מחשבה ומאמץ בשלב הזה כל השאר פשוט יקרה מעצמו ולנו יישאר רק לטפל באירועים הבלתי מתוכננים ולנהל אותם.

אני בן אדם מתוכנן, היומן שלי בפלאפון מלא בכל האירועים שאני צריכה לקחת בהם חלק – המקצועיים והאישיים וכל הקרובים אליי יודעים שאם זה לא ביומן מראש יהיה קשה מאוד למצוא חלון שאפשר להכניס לתוכו אירועים חדשים.

לאורך שנותיי המקצועיות סיגלתי לי הרגל של שגרה שבה בכל מוצאי שבת, רגע לפני שהשבוע החדש נפתח אני יושבת מול היומן שלי , עוברת על כל הפגישות המתוכננות , מכניסה לתוך היומן זמני התארגנות נדרשים כדי להגיע מוכנה לפגישות , בוחנת את האיזון בין הזמנים שמוקדשים לעבודה לבין שאר החיים ומארגנת לי את השבוע כך שאגיע מוכנה ואשאיר מקום גם לאירועים חריגים והתקלות. השגרה הזו סייעה לי לאורך כל השנים להיות אפקטיבית בביצועים שלי ולהגיע לתוצאות הרצויות.

לכל אחד מאיתנו יש את האסטרטגיות התכנוניות שלו – יש את אלו שרושמים על נייר ויש את מי שעושה הכל בראש או במחשב , הביצוע פחות משנה. מה שחשוב הוא להשקיע את הזמן הנדרש בתכנון. לא לתת לאירועים לנהל אותנו אלא לעשות את המקסימום כדי להגיע אליהם מוכנים.

תכנון טוב ייקח בחשבון את כל המשמעויות הנראות לעין באותה נקודת זמן ויפרוט את הדברים הנדרשים לתוכנית פעולה ממשית הניתנת ליישום באופן פשוט. זה לא מספיק לדעת שיש לי מצגת להעביר ביום שלישי בשעה 9 – אני צריכה להבין מה נדרש ממני כדי להגיע מוכנה לארוע ומתי אני הולכת להקדיש את הזמן שנדרש לטובת זה.

ישנן תפיסות שגורסות שלפני כל פגישה צריך להיערך חצי שעה , אני מאמינה שלכל אחד יש את התבונה , הניסיון והאינטואיציה להבין מה הזמן הנדרש ממנו לטובת היערכות- ישנן פגישות שדורשות היערכות של 10 דקות וישנן פגישות שדורשות יומיים. החוכמה היא להבין מה נדרש לי ולדאוג בתכנון שלי להשאיר את הזמן הנדרש במועד שנוח ונכון לכך- למשל , אם אני צריכה לחשוב אסטרטגית אני אשתדל לשים את הזמן לזה בשעות שבהן אני מרוכזת ומלאת אנרגיה ולא בסוף היום…

והחלק החשוב ביותר- להשאיר מקום לגמישות, אנחנו לא הופכים להיות רובוטים ומשועבדים לתוכנית , אנחנו צריכים תכנית שתשרת אותנו ותשיג את הביצועים האופטימליים וגמישות היא הכרחית כדי להבטיח את זה.